Документы СМК

Структура внутренних документов

Описание документов СМК, которые мы готовим для наших потребителей



Зачем нужны дополнительные документы?

Каждый, кто сталкивался с системой менеджмента качества (СМК), испытывал некоторые трудности с тем, чтобы прочитать документы СМК и осознать их. В некоторых компаниях дополнительной документации по выполнению требований стандарта ISO 9001 немного, в других компаниях это тысячи страниц текста. От чего же зависим объем необходимой документации?

Во-первых, до разработки нового комплекта документов СМК необходимо проанализировать уже существующие внутренние нормативные документы компании. Возможно, в этих документах уже есть то, что нужно или хотя бы какая-то часть от того, что нужно. Предварительный анализ позволит снизить количество документов, которые будут разрабатываться специально под сертификацию.

Во-вторых, необходимо понимать, что чем больше компания, тем потенциально больше документов необходимо для того, чтобы описать её деятельность. Но и здесь не нужно впадать в маразм и описывать все подряд. Документы необходимо разрабатывать не чтобы они просто были, а чтобы они работали и чем лаконичней они будут написаны, тем легче их будет применять в деятельности.



Общая система кодирования документов

Зачем вообще нужна система кодирования документов? Ответ прост. Кто скажет, что так требует стандарт, окажется не прав. В стандарте ИСО 9001 нет ни слова о том, чтобы документами присваивались дополнительные коды. Там есть требования, чтобы нормативные документы были идентифицированы. Название документа является отличным идентификатором, так что может показаться, что кодирование лишнее, но не все так просто. Правильное кодирование документов помогает ими правильно управлять. И именно поэтому, мы разработали собственную систему кодирования.



Категории документов УДСК и ДСК

Мы разделили внутренние нормативные документы СМК на две категории:
УДСК – Унифицированные Документы Системы Качества
ДСК – Документы Системы Качества

В чем же между ними разница? В УДСК попадают документы, которые описывают выполнение требований стандарта, а в ДСК попадают документы по выполнению работ, предоставлению услуг, производству продукции, распределению ответственности и полномочий и т.п. Частотность внесения изменений в УДСК невысока, а вот документы ДСК могут изменяться значительно чаще. Такое разбиение документации на категории значительно облегчает применение документов и их периодическую актуализацию.



Документы УДСК, которые мы разрабатываем

Вот полный список документов категории УДСК, который получают наши заказчики:
УДСК 01-1 Унифицированное руководство по качеству
УДСК 01-2 Унифицированная политика в области качества
УДСК 01-3 Положение о представителе руководства по качеству
УДСК 01-4 Положение о главном аудиторе СМК
УДСК 03-1 Описание процесса работы с потребителями
УДСК 03-2 Описание процесса управления ресурсами
УДСК 03-3 Описание процесса управления документами и записями
УДСК 03-4 Описание процесса работы с несоответствиями
УДСК 03-5 Описание процесса проведения внутреннего аудита СМК
УДСК 03-6 Описание процесса проведения анализа СМК
УДСК 03-7 Описание унифицированного производственного макропроцесса
УДСК 03-8 Описание процесса постоянного улучшения СМК
УДСК 03-9 Описание процесса управления средствами измерения
УДСК 03-10 Описание процесса управления инфраструктурой и рабочей средой
УДСК 05-1 Инструкция по разработке и оформлению внутренних документов
УДСК 05-2 Инструкция по классификации и кодированию
УДСК 05-3 Инструкция по ведению делопроизводства

Все очень просто и ничего лишнего.



Что попадает в категорию документов ДСК?

В эту категорию попадут: Руководство по качеству по выполнению основных видов деятельности, процедуры и инструкции по основным производственным процесса, должностные инструкции и положения о подразделениях, планы, номенклатуры, структурные схемы и схемы процессов СМК и многое другое. В эту же категорию попадут журналы (это подгруппа ДСК Ж), папки номенклатуры дел (это подгруппа ДСК Дело №), формы отчетных документов (это подгруппа ДСК Ф) и многое другое. Есть четкая инструкция, в которой подробно описаны правила кодирования всех документов в организации.



Автоматизация документооборота - это реально?

Мы с удовольствием поможем перейти вашей компании к автоматизированному документообороту с помощью сервиса borovik.com.ua - Онлайн система управления документами организации в соответствии с требованиями ИСО 9001: 2015. Это сэкономит деньги вашей компании и время ваших сотрудников.



Давайте работать вместе!

Разработка внутренних нормативных документов дело ответственное и требует специальных знаний и определенного опыта. У нас всё это есть и мы с удовольствие поможет вашей компании пройти этот нелегкий этап.